Нужна ли электронная подпись кадровому специалисту?

Цифровизация наступает! В 2020 году кадровые специалисты не понаслышке убедились в этом. Часть их работы перешла в онлайн-пространство. Они начали электронно отчитываться в ПФР о сведениях работников и сейчас находятся в процессе перевода трудовых книжек в электронный формат.

Такими темпами все кадровые специалисты обзаведутся собственными электронными подписями. В этой статье мы решили разобраться, действительно ли электронная подпись нужна кадровому работнику, какие документы он сможет ей подписывать и что говорит об этом закон. В конце статьи также расскажем, как ЭП может упростить работу кадровому специалисту.

Электронная подпись — необходимость для кадровых специалистов

Есть 3 причины, по которым кадровому специалисту стоит оформить электронную подпись в 2020 году:

1. Упрощение сдачи отчета СЗВ-ТД.

2. Переход на кадровый электронный документооборот.

3. Оформление трудовых договоров с сотрудниками, которые работают удаленно.

Давайте подробнее рассмотрим каждую причину.

Упрощение сдачи отчета СЗВ-ТД

С 17 февраля 2020 года кадровые специалисты передают в ПФР сведения по сотрудникам по новому виду персонифицированной отчетности — СЗВ-ТД. В этом отчете указываются любые кадровые изменения организации.

Кадровые специалисты должны передавать информацию в ПФР в следующих случаях:

• при приеме на работу или увольнении работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

• при переводе на другую постоянную работу и подаче работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлялись указанные действия.

• при других кадровых изменениях сохраняется предыдущий порядок сдачи отчетов СЗВ-ТД.

Для отправки СЗВ-ТД кадровый специалист должен сформировать отчет в 1С или в системе сдачи отчетности, где это предусмотрено. Далее кадровому специалисту нужно их обязательно подписать для подтверждения данных квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если у него нет своей подписи, ему придется попросить бухгалтера или руководителя организации подписать документы.

В крупных компаниях кадровые специалисты отправляют отчет СЗВ-ТД практически ежедневно, потому что у них регулярно происходят кадровые изменения. Получается, если у кадрового работника нет своей (КЭП), ему придется каждый день просить коллег об услуге.

Это неудобно. Лучше оформить свою собственную кадровую ЭП и отправлять отчетность самостоятельно.

Переход на кадровый электронный документооборот

В 2020 году на основании Федерального закона № 122-ФЗ от 24.04.2020 стартовал эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота. Правительство надеется выяснить, насколько сильно упростится и ускорится работа с кадровыми документами, и сколько компании сэкономят при переходе на «цифру». Государство также планирует с помощью ЭДО снизить распространение коронавирусной инфекции в стране.

Не исключено, что при благополучном завершении этого эксперимента всю работу с кадровыми документами на обязательной основе переведут в электронный формат. Несомненно, это принесет много положительных моментов в работу кадровых специалистов, так как работать с документами в режиме онлайн намного удобнее: не нужно держать архив, занимать место и регулярно наводить порядок в бумагах.

Главное преимущество электронного документооборота в том, что он устраняет рутинную и сложную часть работы с документами и упрощает их ведение. С его помощью согласование, подписание и отправка кадровых документов будет происходить в разы быстрее.

Однако переход на электронный документооборот также требует наличия квалифицированной электронной подписи. В ЭДО без нее точно также, как и без подписи от руки в обычном документообороте, невозможно отправить или согласовать документы. А так как ведение кадровых документов — это ответственность кадрового специалиста, ему будет просто необходимо оформить ЭП.

Оформление трудовых договоров с сотрудниками, работающими удаленно

Удаленными сотрудниками сегодня никого не удивишь. Во многих компаниях практикуется сотрудничество с дистанционными работниками. Особенно усилился интерес к удаленному сотрудничеству в 2020 году, в условиях активности COVID-19. Чтобы взаимоотношения работодателя и удаленного сотрудника не вызывали нареканий у Государственной инспекции труда, необходимо оформить трудовой договор по требованиям 49.1 ТК РФ.

Государство разрешает дистанционно оформить трудовой договор. Для этого кадровому специалисту нужно получить пакет необходимых документов от будущего работника. Дистанционно он может получить их двумя способами:

1. На бумаге. Все документы можно направить почтовыми отправлениями. В этом случае договора, бланки и другие документы будут заверяться собственноручными подписями работника и нанимателя. Согласитесь, такой способ требует большого количества времени и не исключает потери ценных бумаг.

2. В онлайн-формате. Можно отправить все документы по электронной почте или через электронный документооборот. Это быстро, просто и надежно. Однако для подтверждения личности потребуется подписать все документы КЭП. При этом подписывать документы должен не только работодатель, но и наемный специалист.

Если у кадрового специалиста будет своя электронная подпись, он сможет без труда оформлять трудовые договоры с сотрудниками, работающими удаленно. Это сэкономит его рабочее время и поможет сохранить конфиденциальность данных компании.

С электронной подписью кадровый специалист сможет упростить свою работу

Цифровизация изменит каждую из сфер жизни, в том числе и все бизнес-процессы. Кадровому специалисту просто не обойтись без квалифицированной электронной подписи. Рано или поздно весь кадровый документооборот перейдет в онлайн формат, в котором каждый документ нужно будет подписывать ЭП.

Лучше не ждать этого момента, а уже сейчас оформить электронную подпись и привыкать работать с ней. К моменту всеобщей цифровизации вы уже будете обладать необходимыми навыками и вам будет проще работать в новых условиях. К тому же, с ЭП вы уже сегодня сможете самостоятельно сдавать отчетность по форме СЗВ-ТД и вам будет легко оформлять трудовые договоры с удаленными сотрудниками.

Упростите себе работу с кадровыми документами! Оформите электронную подпись для кадрового специалиста. Сделать это можно в Удостоверяющем центре «Такснет». Срок изготовления ЭП — один рабочий день. Оформите заказ сегодня, и уже завтра вы сможете самостоятельно подписать и отправить СЗВ-ТД.