06 Августа 2020

Как перестать ошибаться в отчетах?

Каждый бухгалтер сталкивался с ошибками в отчетах. Это неудивительно, поскольку мы не машины, а люди, которым свойственно ошибаться. Однако когда ошибок становится слишком много, нужно предпринимать какие-то меры. В противном случае это может пагубно сказаться не только на работе бухгалтера, но и на функционировании всей компании.

Что делать, если тщательная проверка каждого символа не помогает? Мы проанализировали основные причины, по которым бухгалтеры чаще всего совершают ошибки. В этой статье мы рассказываем о способах, которые помогут устранить эти причины и поделимся советами, как бухгалтеру повысить качество своей работы.

Почему мы ошибаемся?

Не ошибается только роботы. Холодные расчетливые машины способны заполнять отчеты без единой ошибки. Однако даже у них иногда происходит сбой в программе и они тоже могут вводить неточные данные.

На человеческий труд влияет много факторов. Качество работы может снижаться при плохом настроении, при постоянном отвлечении на соцсети или при регулярном вмешательстве коллег.

Давайте подробнее поговорим о наиболее распространенных причинах, из-за которых бухгалтеры часто совершают ошибки:

Большие объемы работы. Когда на столе лежат огромные стопки отчетов, которые нужно срочно заполнить и проверить, то это довольно сильно давит. Напряженный человек чаще совершает ошибки, чем расслабленный.
Плохая организация работы. Если большое количество отчетов нужно сдать в сжатые сроки, скорее всего, виной тому плохая организация работы. При правильном распределении времени такой проблемы не возникнет.
Усталость. Задерживаетесь допоздна и постоянно работаете сверхурочно? Скорее всего, вы ошибаетесь в отчетности по этой причине.
Спешка. Если у бухгалтера мало времени, он проверяет все отчеты второпях. Иногда даже пренебрегает вычиткой, из-за чего ошибки становятся частым гостем на страницах отчетности.
Вопросы коллег. Когда бухгалтера дергают каждые 5 минут или он сам постоянно отвлекается на соцсети, не допустить ошибку в работе невероятно сложно. При выполнении ответственного дела нужна максимальная сосредоточенность.
Прокрастинация. Часто, когда перед человеком стоит крупная задача, требующая много времени и сил, он откладывает ее и отвлекается на другие дела: проверка почты, серфинг по волнам соцсетей, звонок подруге, чай с коллегами. Вместо того чтобы выполнить эту страшную приоритетную задачу, человек выбирает заниматься второстепенными делами. А опомнившись приступает к ней, сломя голову, допуская при этом неприятные ошибки, которых можно было избежать.

Проанализируйте свою работу, и подумайте по каким причинам вы совершаете ошибки. Лучше всего выписать найденные причины, чтобы они всегда были у вас перед глазами. Для устранения проблемы, нужно сначала ее понять и принять.

6 способов перестать допускать ошибки в отчетности

Определились? Тогда пришло время решать свою проблему. Разберем способы устранения каждой вышеописанной причины:

Большие объемы работы. Если у вас всегда куча работы, которая не уменьшается, чтобы вы ни делали, задумайтесь, может, вы не справляетесь с возложенными на вас обязанностями. В этом случае нужно искать причину, по которой вы не справляетесь. Возможно, у вас не хватает профессиональных качеств и вам нужно пройти курсы повышения квалификации для бухгалтеров, а, может, начальство сваливает на вас столько работы, что одному человеку невозможно справиться. В таком случае нужно просить нанять помощника или задуматься о смене места работы, где нагрузка будет адекватной.
Плохая организация работы. Любую большую задачу можно разбить на несколько небольших подзадач. Маленькие задачи выполнять легче и на них уходит не так много времени. Выполняя одну за другой, вы не заметите, как сделаете свою большую страшную задачу. Организовать работу вам поможет обычный органайзер. Также можно воспользоваться специальными сервисами для управления проектами. Раскидывать задачи и контролировать их выполнение удобно на онлайн-досках. Например, Trello, Asana, Jira, Click up.
Вопросы коллег. Если коллеги бегают к вам с постоянными вопросами: где найти документы по контрагенту, когда начнем готовиться к отчетности и пр., то договоритесь с ними, что вы отвечаете на их вопросы и помогаете с мелкими задачами в строго оговоренное время. Например, с 9:30 до 10:00 и с 14:00 до 15:00. В другие часы вас можно беспокоить только по экстренным вопросам, потому что вы занимаетесь крупными задачами, которые требует полной концентрации. Можно даже на дверь кабинета повесить листок с распечатанными часами и просьбой не беспокоить в другое время.
Прокрастинация. Ставьте себе цели — выполнить определенный отчет к конкретному времени. Если отчет большой, то разделите его на части. И пока вы не выполните свою цель, не отвлекайтесь ни на соцсети, ни на коллег. После выполненной работы смело делайте перерывы.
Усталость. Для увеличения уровня продуктивности нужно делать перерывы. В идеале при работе за компьютером отдыхать по 5-10 минут через каждый час, можно чаще. Иногда мы так погружены работой, что не замечаем как пролетает время, и просто забываем о перерыве. Чтобы не вводить себя в состояние постоянной усталости, займитесь самоконтролем. Например, с помощью будильника на телефоне. Заведите его на час, и все это время не отвлекаясь работайте, а после того как сработает будильник, идите отдыхать. Такой способ называется метод «Помидора». Для удобства есть даже специальное приложение, которое будет само отсчитывать время для работы и отдыха. Оно называется «Pomodoro».
Спешка. Отчасти это причина порождается плохой организацией рабочего процесса. Если у вас все распланировано, то срочных отчетов остаться попросту не должно. Вы будете делать их заранее в спокойном ритме, а не второпях в последний момент.

Советы, которые могут помочь перестать ошибаться

Совет 1. Расставляйте приоритеты — нужно понимать, какая проблема требует немедленного решения, а какая может и подождать. На основании этого строится процесс организации рабочего времени.

Совет 2. Избавьтесь от страха ошибиться. Если постоянно думать о плохом, то это рано или поздно произойдет. Не нужно панически бояться ошибок. Нужно просто переключить вектор внимания с плохого на хорошее и сфокусироваться на корректном заполнении всех полей отчета.

Совет 3. Проверяйте распечатанный вариант отчета. Работа с бумаги постепенно уходит в прошлое, и на смену ей приходит электронный формат работы. Однако некоторым людям проще находить ошибки в распечатанном документе.

Совет 4. Не проверяйте документ сразу после того, как сделали отчет. Замыленным взглядом сложно обнаружить все ошибки. Оставьте его на пару часов, а потом вернитесь к нему.

Совет 5. Приходите на работу с «чистой» спокойной головой, в которой нет места страхам, тревожным мыслям или бытовым вопросам. Спокойная голова поможет лучше сосредоточиться и вы будете совершать меньше ошибок.

Как «очистить» свою голову? Попробуйте с утра за завтраком или прямо перед выходом на работу вести дневник. Выпишите все мысли, что вам приходят в голову в течение 3 минут. Запишите все свои страхи и оставьте их на этом листе. Не разрешайте себе о них думать до завершения рабочего дня.

Что делать, если вы все-таки допустили ошибку?

Если случилось допустить оплошность, не зацикливайтесь, а направьте свои усилия на поиски способа исправить ситуацию. Постарайтесь прийти к руководителю с уже готовым решением проблемы. Это поможет проявить себя в качестве прекрасного сотрудника, который не перекладывает свою ответственность. К тому же, вы сможете получить бесценный опыт, который избавит от подобных ошибок в будущем.

Цените себя и свое время

Бухгалтер работает в динамично развивающейся среде. Вы ежедневно поглощаете огромное количество информации об изменениях в законодательстве, учитесь работе в современных программах, решаете сложные аналитические задачи, пишете отчеты и контролируете финансовый поток организации. Не стоит рассчитывать только на собственные возможности и знания. Научитесь ценить свое время и уделять его действительно значимой работе.

А поможет вам в этом система «Декларация.Онлайн» и программа «Такснет-Референт». В наших сервисах для сдачи отчетности печатные формы создаются автоматически, и если вы ранее отправляли в них отчеты, то некоторые данные будут предзаполнены. С нашими системами вы будете тратить меньше времени на составление и проверку документов, а также сократите количество ошибок.

Упростите себе работу! Попробуйте наши системы отчетности, и вы заметите, как сдача бухгалтерской отчетности перестанет быть для вас проблемой