Как кадровику перевести работу с отчетами в электронный формат

Цифровизация завоевывает мир. С каждым днем гаджеты, программы и искусственный интеллект берут на себя все больше наших дел, облегчая человечеству жизнь. Это явление проникает во все сферы деятельности человека. В 2020 году оно поменяло работу кадровых специалистов в России.

С февраля они должны отчитываться в ПФР в электронном формате. Цифровизация других отчетов — вопрос времени. В этой статье мы решили разобрать все аспекты цифровизации кадровой документации, рассмотреть плюсы и минусы, а также рассказать, как кадровику облегчить переход на электронный формат.

Почему кадрам необходимо включаться в электронную отчетность

Наша страна стремится идти в ногу со временем, поэтому у нас активно внедряется цифровая модернизация во многих сферах деятельности. К тому же правительство приняло национальный проект «Цифровая экономика»,. По нему государство намерено осуществить комплексную цифровую трансформацию экономики и социальной сферы России к 2024 году.

Одной из областей развития является цифровое государственное управление, по которому планируется внедрение различных технологий и платформенных решений в сфере управления и оказания государственных услуг. Перевод кадровой документации в электронный формат как раз оптимизирует работу госорганов, кадровиков и, в какой-то степени, самих работников.

Что перевели в электронный формат

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" утвержден новый формат ведения трудовых книжек. С 2020 года начинается плавный переход всех сотрудников на ЭТК.

Это означает, что все данные сотрудников будет формировать кадровый специалист, а храниться они будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. Кадровики должны предоставлять всю информацию по сотрудникам по новому виду персонифицированной отчетности — СЗВ-ТД — в ПФР.

Как формируется и отправляется отчет СЗВ-ТД

Формируется отчетность либо в 1С, либо в системе сдачи отчетности, где это предусмотрено. Далее кадровый специалист должен попросить бухгалтера поставить свою электронную подпись для подтверждения данных и отправить отчет в ПФР.

Когда отчитываться?

• при приеме на работу или увольнении работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

• при переводе на другую постоянную работу и подачи работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлялись указанные действия.

• при других кадровых изменениях сохраняется предыдущий порядок сдачи отчетов СЗВ-ТД.

Плюсы и минусы кадровой электронной отчетности

{article="27266,28452"}

Как кадровику облегчить переход на электронный формат отчетности

Для начала необходимо изучить все правила по работе с отчетностью и ведению электронных трудовых книжек. После найти систему, в которой вам удобнее всего будет отчитываться в госорганы по кадровой документации.

В системе для сдачи электронной отчетности Декларация.Онлайн можно сдавать самые разные отчеты в электронном формате. Этот продукт ориентирован не только на бухгалтеров и руководителей организаций, но также и на кадровых специалистов.

Если в вашей компании бухгалтерия уже работает в системе Декларация.Онлайн, то вы можете приобрести дополнительное рабочее место для кадрового работника за 1200 рублей на 12 месяцев. С дополнительным рабочим местом вам не придется утруждать бухгалтеров и просить их отправлять ваши отчеты. Каждый будет заниматься своей работой.

Если ваши бухгалтеры отправляют отчетность через другие системы, то вы можете купить для кадрового специалиста любой из тарифов Декларации.Онлайн, чтобы он пользовался системой самостоятельно. Для этого не понадобится покупать дополнительное рабочее место.

Если не решаетесь купить годовой тариф

Хотите начать отправку электронной отчетности, но не решаетесь купить годовой пакет? У нас есть тариф, который действует 3 месяца. За 90 дней вы сможете протестировать систему Декларация.Онлайн и принять решение о покупке годового пакета. Стоимость тарифа на 3 месяца — 1000 рублей.

Этот тариф может подключить любая компания на территории РФ. Подробнее узнать о Декларации.Онлайн и купить пакет на 3 месяца можно на сайте или по телефону: 8 800 333 80 89.

С Декларацией.Онлайн отправлять кадровую электронную отчетность в госорганы просто и удобно. Убедитесь в этом сами — попробуйте тариф на 3 месяца или приобретите дополнительное рабочее место для кадрового работника.