Как главному бухгалтеру все успеть до конца года

Конец года — сложный период для каждого бухгалтера. Нужно успеть все закончить, чтобы не брать груз незавершенных дел с собой в новый год. Предстоит сделать довольно многое. Ведь надо грамотно перейти в новый год, а для этого требуется закрыть текущий.

Курирует этот процесс главный бухгалтер. На его плечах лежит ответственность за успешное закрытие года. Он должен не только все подготовить, но и изучить изменения в правилах ведения бухгалтерского учета, которые начнут действовать в следующем году, чтобы при необходимости рассказать об этом своим подчиненным и составить план по ведению бухучета.

Как в такой суматохе успеть все сделать до конца года? В этой статье расскажем о приемах, которые помогут главному бухгалтеру разобрать скопившиеся дела и не сойти с ума при этом. После прочтения статьи вы узнаете:

• Почему конец года всегда такой сложный?

• Как найти в себе силы на завершение дел?

• В чем секрет быстрого закрытия дедлайнов?

• Как не заработать нервный срыв в конце года?

Почему конец года — это сложное время?

Казалось бы, приближение нового года — волшебное время, когда все сближаются и веселятся. В эту пору априори все должно быть хорошо. Это так, но только для детей. Все взрослые в один голос ответят, что конец нового года — жаркая пора, потому что надо во всех сферах жизни выложиться на 100%.

Для семьи надо организовать праздник, уделить время каждому ее члену, не забыть про подарки и купить всем то, что они действительно хотят. На работе к концу года у всех горят дедлайны, откуда-то появляются новые срочные задачи, отчеты, да еще и корпоративы в конце месяца, на которых хочется выглядеть соответствующе. Помимо вышеперечисленного, никто не отменял обычных бытовых дел. На все не хватает времени. Хочется, чтобы в сутках было больше 24 часов.

Такая нагрузка дает о себе знать. В канун нового года, 31 числа, у многих случаются рецидивы хронических заболеваний, нервные срывы и другие неприятные происшествия. Все потому, что весь декабрь мы выполняем все возложенные на себя обязанности в режиме электровеника, стараясь все успеть. Под конец года у нас совсем не остается физических и моральных сил, из-за чего измученный организм может сбоить.

Этого можно избежать, если хотя бы в конце месяца дать себе немного передохнуть, насладиться праздничной атмосферой и найти время на себя. Но у главного бухгалтера обычно нет такой возможности, потому что он завален работой, и ответственность за невыполненные дела пугает его сильнее, чем заработанный нервный срыв.

Однако есть способ успеть выполнить все запланированное и отдохнуть. Для этого надо взять себя в руки и найти силы на оперативное завершение всех дел.

Как найти в себе силы на завершение дел

Начнем с того, что об этом надо было думать заранее и планировать все дела еще в начале месяца, чтобы в конце не было такого аврала. Если вы из тех, кто не любит тайм-менеджмент, или даже несмотря на планирование, у вас сейчас сложная ситуация, вам помогут наши советы:

1. Постарайтесь немного расслабиться. Это сложно сделать, если вы чувствуете груз ответственности за невыполненные дела. Но, поверьте, это лучшее, что вы сейчас можете сделать. Сначала надо снять стресс, выдохнуть и потом переходить к следующему шагу. Вы же понимаете, что беспокойная голова решает задачи медленнее и менее качественно?

2. Распишите все дела, которые надо сделать до конца года. Возьмите листок бумаги с ручкой или откройте приложение для заметок на компьютере или телефоне. Налейте себе кружку горячего кофе и запишите все, что вам нужно сделать. Пишите не только о работе. Не забывайте также про свои личные хотелки. Что вы хотите успеть сделать в уходящем году?

3. Расставьте приоритеты. Теперь в подготовленном списке дел выделите маркером самые важные дела: отчеты, закрытие актов, посещение утренника в саду у ребенка. Затем в оставшихся делах выделите другим маркером менее важные дела и те, от выполнения которых мало что зависит. Например, к первым можно отнести маникюр, заказ подарков родителям в интернете, чтобы они успели прийти до начала праздников. Ко вторым можно отнести встречу с подругой в уютном кафе, продумывание меню для праздничного стола. Согласитесь, что на новогодний стол еду можно и заказать, если вы не успеваете ее приготовить. У каждого будут свои приоритеты.

4. Посчитайте сколько времени у вас осталось. Посчитайте количество рабочих часов и сколько времени вы сможете посвящать домашним делам или себе лично.

5. Распределите дела по подсчитанным часам и дням уходящего года. Вначале распределите задачи с высоким приоритетом. Не надо первые несколько дней полностью забивать только супер важными задачами. Вы быстро устанете и ничего не успеете. Старайтесь в рабочее время решать по 3-4 важных дела (количество зависит от объема дел), а остальное оставляйте для решения менее приоритетных задач. Для личных задач действует тот же принцип.

6. Как правильно составить план дел на конец декабря. Тут есть одна хитрость. Не поддавайтесь соблазну в каждый день вписать как можно больше дел. Не стоит создавать очень «жесткий» план, в котором все будет расписано по минутам. Это приведет к обратному эффекту — вы ничего не успеете, потому что обязательно что-то пойдет не по плану и вы начнете себя еще сильнее корить. Чтобы этого избежать, нужно планировать не более 60-70% времени. Остальное время следует закладывать на подвижки и возможные изменения в расписании. И самое главное — не забывайте делать перерывы в работе и при выполнении домашних дел. Если не закладывать время на отдых, то новый год вы будете встречать в образе замученного зомби-бухгалтера.

7. Выполняйте дела согласно плану. Теперь у вас есть четкое руководство к действию. Приступайте к выполнению задач. Помните, чем оперативнее вы будете работать, тем быстрее разберете все дела. Старайтесь меньше прокрастинировать.

8. Не переживайте, если что-то идет не по плану. Прыгнуть выше головы вы не сможете. А дополнительный стресс, связанный самобичеванием, вам точно не поможет. Лучше успокоиться и при необходимости пересмотреть план. В крайнем случае, попросите помощи у коллег или близких. Это совершенно не зазорно. Грамотное делегирование задач — качество ответственного руководителя.

Секрет быстрого закрытия дедлайнов

Многие переживают, что не успевают сделать работу вовремя. Для бухгалтера дедлайны особенно важны, потому что сдавать декларации и отчеты нужно в строго определенные сроки. Однако переживаниями делу не поможешь, а, наоборот, только усугубишь.

При растрате времени на переживания вы ничего не делаете, а только ускоряете наступление катастрофы. Вместо бесполезной траты драгоценного времени лучше абстрагироваться от грустных мыслей и начать выполнение задачи.

«Just do it!» — слоган знаменитой рекламной кампании фирмы Nike, который переводится как «Просто сделай это!». Он должен стать вашей мантрой, если вы хотите как можно скорее закрыть все дедлайны в уходящем году.

Надо сделать целую гору задач? Не стоит бояться и переживать из-за этого. Просто возьмите себя в руки, откиньте сомнения и начните выполнять задачи одну за другой. Работайте без переживаний о нехватки времени, и вы сами не заметите, как все успеете сделать.

Успеть все до конца года и не сойти с ума — вполне реально

Главное вовремя взять себя в руки, настроиться на работу, распланировать все дела и поменьше отвлекаться на мысли о том, что вы ничего не успеете. Поверьте, планирование и спокойствие помогут вам совершить невозможное в канун Нового года. Только не забудьте вовремя отдыхать, иначе вы рискуете заработать нервный срыв.

Не поддавайтесь суматохе, страхам и другим грустным мыслям. Для успешного завершения дел важно сохранять спокойствие.

Помните, как говорил Карлсон? «Спокойствие, только спокойствие!» Сделайте эту фразу девизом уходящего года, и тогда у вас точно все получится. Вы сможете завершить все свои дела вовремя, отдохнуть и настроиться на самое волшебное событие в году — празднование Нового года.

Поздравляем с наступающим Новым годом!