Что нужно знать перед первой сдачей СЗВ-ТД?

Каждый бухгалтер рано или поздно столкнется с новым отчетом о трудовых сведениях работников СЗВ-ТД. Первым придется отчитываться уже в феврале. В этой статье мы делимся ответами на самые важные и сложные вопросы, которые возникают при подготовке нового отчета.

На основании чего заполняется отчет?
Основанием для заполнения новой формы являются приказы, распоряжения и другие документы, подтверждающие оформление трудовых отношений.

О каких сотрудниках указывать сведения в новой форме?
СЗВ-ТД заполняем по каждому сотруднику из следующих категорий:

• основной работник;
• внутренний совместитель;
• внешний совместитель;
• удаленный работник.

Кто должен заниматься заполнением и сдачей нового отчета: бухгалтер или кадровик?
Тот, кто занимается внесением записей в трудовые книжки сотрудников. В малых компаниях обычно это берет на себя бухгалтер. Большие компании отдают такую работу кадровику. В любом случае заполнять и сдавать новый отчет должен человек, имеющий доступ к электронному документообороту с ПФР.

Кто обязан подавать отчет в электронном виде?
Отчет в электронном виде обязательно подают компании, где работают 25 и более сотрудников. Если в вашем штате менее 25 человек, отчитаться можно «по старинке» на бумаге.

Заводить ли бумажную книжку работнику, который впервые устраивается на работу в 2020 году?
Если он сразу напишет заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, не нужно тратить бумагу. В обратном случае, когда заявление бухгалтеру не поступало, такому сотруднику заводят традиционную трудовую книжку.

Как оформлять сведения в новом отчете, если компания, в которой работает сотрудник, сменила название?
Если компания была переименована, то СЗВ-ТД нужно заполнить на каждого работника, который работал на дату переименования. В отчете указывается мероприятие «Перевод», и вносятся данные о новом названии компании.

Что грозит компании, если подать новый отчет с опозданием или неверными сведениями?
За опоздание вы получите штраф, а из-за ошибок вам могут устроить внеплановую трудовую проверку. Пенсионный фонд имеет право сообщить о нарушениях в трудовую инспекцию, и она начнет проверять вашу компанию.

Что делать, если у работника в 2020 году не произойдет никаких кадровых изменений?
Если работник стабильно отработает весь год и не напишет заявления о сохранении бумажной трудовой, то по нему все равно придется отчитаться. Это также относится к декретницам и работникам на длительном больничном (в длительной командировке). Сделать это нужно будет до 15 февраля 2021 года, указав последнюю запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.

Куда сдавать новый отчет?
Подавать форму СЗВ-ТД разрешили в любое отделение и управление Пенсионного фонда, который занимается приемом таких сведений. В каком органе зарегистрирована ваша компания, не имеет значения (распоряжение Правительства РФ от 24.01.2020 № 91-р).

Как заполнить первый отчет, если в феврале 2020 года сотрудника перевели на новую должность?
При заполнении укажите перевод сотрудника отдельной строкой на новую должность на 1 января 2020 года, и не забудьте написать дату вступления в исполнение новых обязанностей.